個人情報保護規程

第１章総則

（目的）
第１条この規程は、個人情報の保護に関する法律（以下、法律という。）をはじめ、個人情報の保護に関する諸法令及び農林水産大臣等主務大臣の策定する指針に基づき、個人情報の保護と適正な利用を図ることを目的に、公益社団法人日本農業法人協会（以下、「この法人」という。）における個人データの取り扱いの基本事項について定める。
（定義）
第２条この規程における用語の定義は、法律に基づき、次の各号に定めるところとする。
１「個人情報」とは、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日、その他の記述等により特定の個人を識別することができるもの、または次の各号の個人識別符号が含まれるものをいう。
（１）特定の個人の身体の一部の特徴を電子計算機のために変換した符号
（２）対象者ごとに異なるものとなるように割り当てられた役務の利用、商品の購入または書類に付される符号
２「要配慮個人情報」とは、本人の人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪により害を被った事実その他本人に対する不当な差別、偏見その他の不利益が生じないように特に配慮を要する個人情報をいう。
３「個人情報データベース等」とは、保有する個人情報を含む情報の集合物であって、次に掲げるものをいう。
（１）特定の個人情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの
（２）前号に掲げるもののほか、氏名、生年月日、その他の記述等により特定の保有個人情報を容易に検索することができるように体系的に構成したもの
４「個人データ」とは、個人情報データベース等を構成する個人情報をいう。
５「保有個人データ」とは、個人情報のうち、この法人が開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止を行うことができる権限を有する個人データであって、以下のもの以外をいう。
（１）当該個人データの存在が明らかになることにより、本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれがあるもの
（２）当該個人データの存否が明らかになることにより、違法または不当な行為を助長し、または誘発するおそれがあるもの
（３）当該個人データの存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれ、または他国もしくは国際機関との信頼関係が損なわれるおそれ、他国もしくは国際機関との交渉上不利益を被るおそれがあるもの
（４）当該個人データの存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
６「個人関連情報」とは、生存する個人に関する情報であって、個人情報、仮名加工情報及び匿名加工情報のいずれにも該当しないものをいう。
７「匿名加工情報」とは、個人情報に含まれる記述等の一部または個人識別符号の全部を削除し、特定の個人を識別することができないよう加工して得られる個人に関する情報であって、当該個人情報を復元できないように加工した情報をいう。
８「個人関連情報データベース等」とは、①「個人関連情報」を含む情報の集合物であって、特定の個人関連情報を電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成したもの、または②これに含まれる「個人関連情報」を一定の規則に従って整理することにより特定の個人関連情報を容易に検索できるように体系的に構成した情報の集合物であって、目次、索引その他検索を容易にするためのものを有するものをいう。
９「仮名加工情報」とは、個人情報に含まれる記述等の一部または個人識別符号の全部を削除し、他の情報と照合しない限り特定の個人を識別することができないように加工した情報をいう。
１０「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。

２章組織及び体制

（個人情報保護管理体制）
第３条会長は個人情報保護管理者を一名任命し、当協会における個人情報の管理業務を行わせるものとする。
２個人情報保護管理者は、この規程および個人情報の保護に関する諸法令の定めるところに基づき、個人情報保護に関する管理体制及び内部規定の整備、安全管理対策等の施策の立案とその実施について指揮・監督に当たる。
（役職員の責務）
第４条役員及び職員は、法律の趣旨に則り、関連する法令及び規程等の定めならびに個人情報保護管理者の指示に従い、保有個人データを取り扱わなければならない。
２この場合の「役員及び職員」とは、この法人に所属するすべての理事、監事、職員、嘱託職員、契約職員及びパートタイマー職員をいう。
（報告対象事態への対応）
第５条保有個人情報の漏えい等に関して報告対象事態が発生した場合は、法律に基づき対応する。
（教育研修）
第６条個人情報保護管理者は、保有個人データの取り扱いに従事する職員に対し、保有個人データの取り扱いについて理解を深め、個人データの保護に関する意識の高揚を図るための啓発その他必要な教育研修を行う。

３章個人情報の取得・保有等

（利用目的の特定）
第７条個人情報を取り扱うにあたっては、その利用の目的（以下、「利用目的」という。）をできるだけ特定するものとする。
２個人情報は、当協会の業務上必要な範囲に限り取り扱うことができる。
３利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲内で行うものとする。
（利用目的の制限）
第８条利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめ本人の同意を得るものとする。
２前項の規定は、次の各号に掲げる場合については、適用しないものとする。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（利用目的の通知等）
第９条個人情報を取得した場合は、あらかじめその利用目的を公表している場合を除き、速やかに、その利用目的を本人に通知し、または公表するものとする。
２前項の規定にかかわらず、本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電子的方式、磁気的方式その他人の近くによっては認識できない方式で作られる記録を含む。以下この項において同じ。）に記載された当該本人の個人情報を取得する場合その他本人から直接書面に記載された当該本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。ただし、人の生命、身体または財産の保護のために緊急に必要がある場合は、この限りでない。
３利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知し、または公表するものとする。
４第３項の規定は、次の各号に掲げる場合については、適用しないものとする。
（１）利用目的を本人に通知または公表することにより本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２）利用目的を本人に通知し、または公表することによりこの法人の権利または正当な利益を害するおそれがある場合
（３）国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、利用目的を本人に通知し、または公表することにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（４）取得の状況から見て利用目的が明らかであると認められる場合
（５）学術研究機関等に個人データを提供する場合であって、当該学術研究機関等（大学その他の学術研究を目的とする機関もしくは団体またはそれらに属するものをいう。以下同じ。）が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要がある場合（当該個人情報を取り扱う目的の一部学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
（適正な取得）
第１０条個人情報の取得は、適法かつ公正な手段及び手続により行うものとする。
（要配慮個人情報の取得）
第１１条配慮個人情報を取得する場合は、次に掲げる場合を除き、あらかじめ本人の同意を得るものとする。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ること困難な場合
（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（５）当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、学術研究機関、報道機関、著述を業として行うもの、宗教団体もしくは政治団体、外国政府、外国の政府機関、外国における学術研究機関、報道機関、著述を業として行う者、宗教団体もしくは政治団体に相当する者により法において認められる範囲内で公開されている場合
（６）当該要配慮個人情報が、本人、国の機関、地方公共団体、その他法第 20 条第２項第７号に掲げる者により公開されている場合
（７）その他前各号に掲げる場合に準ずるものとして政令で定める場合
（個人データの正確性の確保等）
第１２条個人データは、利用目的の達成に必要な範囲内において、正確かつ最新の状態で管理するものとする。
２個人データは、正確かつ最新の内容に保つととともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データを遅滞なく消去するよう努めるものとする。
（個人情報の安全管理対策）
第１３条個人情報保護管理者は、個人データへの不正アクセス、個人データの紛失、破壊、改ざん及び漏えいに対して、必要な安全管理対策を講じるものとする。
２個人情報保護管理者は、保有個人データの秘匿性等その内容に応じて、当該保有個人データにアクセスする権限を有する者をその利用目的を達成するために必要最小限の職員に限るものとする。
３アクセス権限を有しない職員は、保有個人データにアクセスしてはならない。
４職員は、アクセス権限を有する場合であっても、業務上の目的以外の目的で保有個人データにアクセスしてはならない。
５職員は、業務上の目的で保有個人データを取り扱う場合であっても、次に掲げる行為については、個人情報保護管理者の指示に従い行うものとする。
（１）保有個人データの複製
（２）保有個人データの送信
（３）保有個人データが記録されている媒体の外部への持ち出し
（４）その他保有個人データの適切な管理に支障を及ぼす行為
６職員は、個人情報保護管理者の指示に従い、保有個人データが記録されている媒体を定められた場所に保管、施錠等を行うものとする。
７職員は、保有個人データまたは保有個人データが記録されている媒体（端末及びサーバーに内蔵されているものを含む。）が不要となった場合には、個人情報保護管理者の指示に従い、当該保有個人情報の復元または判読が不可能な方法により当該情報の消去または当該媒体の廃棄を行うものとする。
８個人情報保護管理者は、保有個人データの秘匿性等その内容に応じて、台帳等を整備して、当該保有コインデータの利用及び保管等の取り扱いの状況について記録するものとする。

第４章個人情報の第三者提供

（個人情報の第三者提供の原則）
第１４条この法人の役職員は、次に掲げる場合のほか、あらかじめ本人の同意を得ることなく個人データを第三者に提供してはならない。
（１）法令に基づく場合
（２）人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
（３）公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難な場合
（４）国の機関もしくは地方公共団体またはその委託を受けたものが法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
（５）当該第三者が当該個人データを学術研究目的で取り扱う必要がある場合（当該個人データを取り扱う目的の一部が学術研究目的である場合を含み、個人の権利利益を不当に侵害するおそれがある場合を除く。）
２個人情報保護管理者は、第三者に提供される個人データ（要配慮個人情報、第 10 条の規定に違反して取得されたもの、もしくは他の個人情報取扱業者から法に基づき本校の方法により提供されたもの（その全部または一部を複製し、または加工したものを含む。）を除く。以下この項において同じ。）について、本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止することとしている場合であって、次に掲げる事項について、あらかじめ、本人に通知し、または本人が容易に知りうる状態に置いた場合、個人情報保護委員会規則に定める所定の方法により、前項の規定にかかわらず、当該個人データを第三者に提供することができる。
（１）この法人の名称、住所及び代表者の氏名
（２）第三者への提供を利用目的とすること
（３）第三者に提供される個人データの項目
（４）第三者に提供される個人データの取得方法
（５）第三者への提供の方法
（６）本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること
（７）本人の求めを受け付ける方法
（８）第三者に提供される個人データの更新の方法
（９）当該届け出に係る個人データの第三者への提供を開始する予定日
３この法人は、前項第１号に掲げる事項に変更があったときまたは同項の規定による個人データの提供をやめたときは遅滞なく、同項第３号から第５号まで、第７号から第９条に掲げる事項を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
４この法人は、第２項の規定による届け出があったときは、当該届け出に係る事項を公表しなければならない。前項の規定による届け出があった場合も同様とする。
５次に掲げる場合において、当該個人データの提供を受ける者は、第１項の規定の適用については、第三者に該当しないものとする。
（１）この法人が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取り扱いの全部または一部を委託することに伴って当該個人データが提供される場合
（２）合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
（３）特定の者との間で共同して利用される個人データが当該特定の者に提供される場合であって、その旨ならびに共同して利用される個人データの項目、共同して利用するものの範囲、利用する者の利用目的ならびに当該個人データの管理について責任を有する者の氏名または名称及び住所ならびに法人にあってはその体表者の氏名について、あらかじめ本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置いている場合
６この法人は、前項第３号に規定する個人データの管理について責任を有する者の氏名、名称もしくは住所または法人にあっては、その代表者の氏名に変更があったときは遅滞なく、同号に規定する者の利用目的または当該責任を有する者を変更しようとするときはあらかじめ、その旨について本人に通知し、または本人が容易に知り得る状態に置くものとする。
（外国にある第三者への提供の制限）
第１５条前条にかかわらず、この法人が外国（本邦の域外にある国または地域をいう。以下同じ）にある第三者に個人データを提供する場合は、前条第１項各号に該当する場合を除き、あらかじめ、当該外国における個人情報の保護に関する制度、当該第三者が講ずる個人情報保護のための措置その他当該本人に参考となるべき情報を当該本人に提供し、本人の同意を得るものとする。
２個人データを外国にある第三者に提供した場合には、当該第三者による相当措置の継続的な実施を確保するために必要な措置を講ずるとともに、本人の求めに応じて必要な措置に関する情報を当該本人に提供するものとする。
（第三者提供をする際の記録）
第１６条この法人は、個人データを第三者に提供したときは、第三者提供に係る記録を作成しなければならない。ただし、当該個人データの提供が第 14 条１項各号に該当する場合または同条５項各号のいずれかに該当する場合は、この限りではない。
２第三者に個人データの提供をする場合の記録の作成方法は、文書または電磁的記録を用いて作成する方法によるものとする。
３前項の記録は、次項または第５項に該当する場合を除き、第三者に個人データの提供をした都度、速やかに作成しなければならない。
４第２項の記録は、当該第三者に対し継続的にもしくは反復して個人データの提供（第 14 条２項から５項までの方法により個人情報の提供を付けた場合を除く。）をしたとき、または当該第三者に対し継続的にもしくは反復して個人データの提供をすることが確実であると見込まれるときの記録は、一括して作成することができるものとする。
５第２項の記録は、本人に対する物品又は役務の提供に関連して当該本人に係る個人データを第三者に提供した場合において、当該提供に関して作成された契約書その他の書面に記録すべき事項が記載されているときは、当該書面をもって第三者から個人データの提供を受けた時の記録に変えることができるものとする。
６第 14 条２項から５項までに基づき個人データを第三者に提供した場合は以下の事項を記録するものとする。
（１）当該個人データを提供した年月日
（２）当該第三者の氏名または名称及び住所並びに法人にあってはその代表者の氏名（不特定勝多数のものに対して提供した場合には、その旨）
（３）当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
（４）当該個人データの項目
７第 14 条１項または前条に基づく本人の同意を得て個人データを第三者に提供した場合は以下の事項を記録するものとする。
（１）本人の同意を得ている旨
（２）当該第三者の氏名または名称その他の当該第三者を特定するに足りる事項（不特定かつ多数の者に対して提供した場合は、その旨）
（３）当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
（４）当該個人データの項目
８第６項および前項の記載事項のうち、第２項から第５項までの方法により作成した記録（保存している場合に限る）に記録されている事項と内容が同一であるものについては、当該事項の記録を省略することができる。
９この法人は、第６項から前項までの規定により作成した記録を、当該記録を作成した日から３年間保存するものとする。
（第三者提供を受ける際の確認及び記録）
第１７条この法人は、第三者から個人データの提供を受ける際は、次に掲げる事項の確認を行い、当該個人データの提供を受けた年月日、当該確認に係る事項等の
記録を作成するものとする。ただし、当該個人情報の提供が第 14 条第１項各号に該当する場合または同条５項各号のいずれかに該当する場合は、この限りでない。
（１）当該第三者の氏名または名称及び住所ならびに法人にあたっては、その代表者（法人でない団体で代表者または管理人の定めのあるものにあっては、その代表者又は管理人）の氏名
（２）当該第三者による当該個人データの取得の経緯
（３）当該個人データによって識別される本人の氏名その他の当該本人を特定するに足りる事項
（４）当該個人データの項目
２前項までの規定により作成した記録を、当該記録を作成した日から３年間保存するものとする。
（個人データの取り扱いの委託）
第１８条この法人は、保有個人データの取り扱いに係る業務を外部に委託する場合には、個人データの適切な管理を行う能力を有しないものを選定することがない
よう、必要な措置を講ずるものとする。また、契約書に次に掲げる事項を明記するとともに、委託先における責任者及び業務従事者の管理及び実施体制、個人データの管理の状況についての検査に関する事項等の必要な事項について書面で確認するものとする。
（１）個人データに関する秘密保持、目的外利用の禁止等の義務
（２）再委託の制限または事前承認等再委託に係る条件に関する事項
（３）個人データの複製等の制限に関する事項
（４）個人データの漏えい等の事案の発生時における対応に関する事項
（５）委託終了時における個人データの消去及び媒体の返却に関する事項
（６）違反した場合における契約解除、損害賠償責任その他必要な事項
２保有個人データの取り扱いに係る業務を外部に委託する場合には、委託する保有個人データの秘匿性等その内容に応じて、委託先における個人データの管理の状況について、定期的検査等により確認するものとする。
３委託先において、保有個人データの取り扱いに係る業務が再委託される場合には、委託先に第１項の措置を講じさせるとともに、再委託される業務に係る保有個人データの秘匿性等その内容に応じて、委託先を通じて、またはこの法人自らが前項の措置を実施するものとする。保有個人データの取り扱いに係る業務について再委託先が再々委託を行う場合以降も同様とする。
４個人情報保護管理者は、上記の事項が確実に履行される場合に限り、外部への委託を認めるものとする。

第５章保有個人データの開示・訂正・利用停止・消去

（個人情報保護窓口の設置等）
第１９条保有個人データの開示請求、訂正請求、利用停止請求及びその他の相談等に対応する窓口として、個人情報保護相談窓口（以下「相談窓口」という。）を
総務政策課に置き、この法人における個人情報の取り扱い等に係る相談等の受付及び事務を行うものとする。
（保有個人データの開示）
第２０条本人からの当該本人が識別される保有個人データ開示の請求の方法は、①電磁的記録の提供による方法、②書面の交付による方法、③その他この法人が定
める方法とする。
２この法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示に係る請求を受けたときは、当該本人が請求した方法（当該方法による開示に多額の費用を要する場合その他の当該方法による開示が困難である場合にあっては、書面の交付による方法）により、遅滞なく、当該保有個人データを開示するものとする。ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、その全部または一部を開示しないことができる。
（１）本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
（２）この法人の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
（３）他の法令に違反することとなる場合
３この法人は、前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部または一部について開示しない旨の決定をした時、または第１項の規定により本人が請求した方法による開示が困難であるときは、本人に対し、遅滞なく、その旨を通知するものとする。この場合、この法人は本人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。
４他の法令の規定により、本人に対し第１項に規定する方法に相当する方法により当該本人が識別される保有個人データの全部または一部を開示することとされている場合には、当該全部または一部の保有個人データについては、第１項及び第２項の規定は、適用しないものとする。
５第１項から第３項までの規定は、当該本人が識別される個人データに係る第16 条第１項および第 16 条３項の記録（次の各号に掲げるものを除く。以下「第三者提供記録」という。）について準用する。
（１）当該記録の存否が明らかになることにより、本人または第三者の生命、身体または財産に危害が及ぶおそれがあるもの
（２）当該記録の存否が明らかになることにより、国の安全が害されるおそれがあるもの
（３）当該記録の存否が明らかになることにより、犯罪の予防、鎮圧または捜査その他の公共の安全と秩序の維持に支障が及ぶおそれがあるもの
（保有個人データの訂正等）
第２１条この法人は、当該本人が識別される保有個人データの内容が事実でないことを理由に当該本人から訂正、追加または削除（以下「訂正等」という。）に係る請求を受けた場合には、その内容の訂正等に関して他の法令の規定により特別の手続きが定められている場合を除き、利用目的の達成に必要な範囲において、遅滞なく必要な調査を行い、その結果に基づき、当該保有個人データの内容の訂正等を行うものとする。
２この法人は、前項の請求に係る保有個人データの内容の全部または一部について訂正等を行ったとき、または訂正等を行わない旨を決定したときは、本人に対し、遅滞なく、その旨（訂正等を行ったときは、その内容を含む。）を通知するものとする。この場合、この法人は本人に対して、当該通知においてその理由を説明するものとする。
（保有個人データの利用停止等）
第２２条この法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第８条の規定（適正な取得）に違反して取得されているという理由による申請を受けた場
合であって、利用停止等に理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、遅滞なく、保有個人データの利用停止等を行うものとする。ただし、利用停止等を行うことに多額の費用を要する場合その他の利用停止等を行うことが困難な場合であって、当該本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りではない。
２この法人は、本人から、当該本人が識別される保有個人データが第 13 条の規定に違反していて第三者に提供されているという理由によって、当該保有個人データの第三者提供の停止に係る請求を受けた場合であって、その請求に理由があることが判明したときは、遅滞なく、当該保有個人データの提供を停止するものとする。ただし、当該保有個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合その他の第三者への提供することが困難な場合であって本人の権利利益を保護するために必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
３この法人は、第１項の規定に基づき求められた保有個人データの全部もしくは一部について利用停止等を行ったときもしくは利用停止等を行わない旨の決定をした時、または前項の規定に基づき求められた保有個人データの全部もしくは一部について第三者への提供を停止したときもしくは第三者への提供を停止しない旨の決定をした時は、本人に対し、遅滞なくその旨を通知するものとする。この場合、この法人は本人に対いて、当該通知においてその旨を説明するものとする。
（開示等の請求等に応じる手続き）
第２３条この法人は、利用通知の求めや開示請求、訂正等の請求、利用停止等の請求（以下、「開示等の請求等」という。）に関する手続きについては、別に定めるものとする。

第６章雑則

（罰則）
第２４条この規程に違反した従業員に対しては、就業規則に基づき懲戒に処することがある。
（運用細則）
第２５条この規程の運用のために必要な細則等は、別途定めるものとする。
附則
１この規程は、平成 17 年 4 月１日から施行する。
附則
１この規程は、平成 24 年 5 月 31 日から施行する。
附則
１この規程は、平成 25 年６月 20 日から施行する。
附則
１この規程は、令和５年２月 17 日から施行する。

個人情報保護規程

第１章 総則

２章 組織及び体制

３章 個人情報の取得・保有等

第４章 個人情報の第三者提供